旅費規程で宿泊費の上限あるの?実費じゃなくて定額なら相場は?

 

出張で使う旅費精算をかんたんに

法人で出張の回数が多い会社となると、その精算に時間が取られてしまうこともあります。

出張に関わる経費は、会計や税務として宿泊費や交通費、日当などの金額基準や適正価格が決まっているわけではありません。また、経費を抑えるためには無駄使いとならないように、必要最低限の支出となるように考えて出張計画を立てていると思います。

そこで、これらをあらかじめ会社のルールとして定義して置くことで、誰でもそのルールに則った形で出張計画が立てられるとともに、精算時の手間を省くことができることから業務効率化につながるといった、たくさんのメリットが出てきます。

その会社のルールを定義する方法として、旅費規定を作成する法人が多くあります。

 

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旅費規定の宿泊費はいくらまで?上限は?

会社で決めるルールとは言え、一般常識的に考えて問題のないルール(社会常識の範疇)を決めることになります。基本的には宿泊費は実費精算となるのですが、実費であればいくらでも良いのか?というと、そうでもありません。あらかじめ上限を決めておく必要がありますね。

産労総合研究所の「2017年度 国内・海外出張旅費に関する調査」という調べでは、宿泊料の平均支給額(全地域一律の場合)は,部長クラス9,870円,一般社員8,723円と報告しています。つまり、役員で10,000円、一般職で9,000円が目安になります。しかし、昨今都市部では、来日客の増加もあってホテルの宿泊費が値上がりしているところを鑑みると、もう少し高めの設定でも良いでしょう。

出張後の旅費精算を簡略化するために、宿泊費を定額で支給している企業もあります。この場合も、先ほど書いたような金額が一つの目安となりますが、あくまでも目安なので、明確な理由や合理性があればこれ以上の金額を設定していても問題ないでしょう。ただし、これが必ず税務の際に指摘されないということではありませんので、やはり目安となる金額は参考値として置くことをおすすめします。

 

宿泊費に食事代が含まれる場合は?

宿泊施設によっては、宿泊料金に夕食や朝食が含まれている場合があります。この場合はどうなるのでしょうか?

これも、旅費規定で設定しておくことが出来ます。というよりも設定しておくことで旅費精算がかんたんに済ませられるようになります。

一般的に考えると、食事代は会社の仕事(出張)には含まれないと考えます。ですので、ホテルから請求された宿泊費から食事代を差し引いたものが、生産するべき宿泊費ですね。しかし、食事代がいくらなのかを明細で明かしていないホテルもあります。「朝食サービス」といった宿泊プランなどがありますね。この場合は、差し引く食事代を算定できません。

そこで、旅費規定の出番です。

あらかじめ、食事代を算定できない場合はどうするかを決めておいたり、場合によっては食事代も含んで精算すると決めておくのも方法です。ここでも一般常識的に考えて問題のないルール(社会常識の範疇)を忘れないようにしておきましょう。

 

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定額支給でも領収書の提出や保管は必要?

旅費規定を作成し、宿泊費を定額で支払うと決めた場合に、領収書を保管する必要があるか?という疑問ですが、宿泊実績を確認するためにも領収書の提出をしてもらうようにしましょう。というのも、宿泊していないのに請求したり、相手方に招待されているなどで、実際には費用を払っていない場合、車などで宿泊した場合なども考えられるからです。

存在しない費用を請求するのは、会社にも迷惑をかけますし、税務上も問題があります。旅費規定はそういったことのために使うものではありません。正当な出張旅費を精算するために、社員全員が適正にかつスムーズに処理するために活用しましょう。

 

旅費規定や出張旅費精算についての口コミ

ネットの口コミを見ても、旅費規定を作っておいてよかったという意見が多いようですね。

最近、(特に東京で)ホテルの宿泊料が高くなってきていますね。週末は部屋の取り合いです。

 

活用したい旅費規定

法人で、まだ旅費規定を作っていないところは、様々なメリットがある旅費規定をそろそろ考えても良いかと思います。また、費用も明確になり、社員全員の平等感も得られます。特に、国内も海外へも出張の多い会社は必要な規定ですね。

今回は宿泊費について書きましたが、交通費も新幹線を使うのか?グリーン車は使っていいのか?ICカードの取り決めなども定めておくと良いでしょう。こちらも一般常識的に考えて問題のないルール(社会常識の範疇)で規定を定めておきましょうね。

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