フリーランス・副業者向けたった3つの実践的ファイル命名術による革新的整理整頓方法
フリーランスや副業として活動していると、ぶち当たるのがファイルやデジタル資料の整理です。
必要なファイルを探そうとしたとき、何の内容だったか思い出せても、ファイル名は忘れているため検索に時間がかかる。
似たようなファイルが多すぎて、目的のファイルを見つけるのに苦労する。
組織やチームなら誰かがルール化してくれるかもしれませんが、一人で活動している場合は全て自分次第なんですよね・・・。
具体的な整理整頓方法がわからず後回しにしがちです。
ということで、筆者がやっているファイルの内容を優先した実践的なファイル命名術を紹介します。
日付よりも内容を先に配置することで、より直感的にファイルを見つけられる実践的なアプローチです。
そもそも、日付が先頭のファイル名って、わからんわ。
もくじ
ひとり作業者特化のファイル名ルール
ひとりで活動する場合のファイル命名ルールは、複雑である必要はありません。
むしろ、シンプルで覚えやすく、常に適用できるものが理想的です。
内容優先のシンプルな命名原則
ファイルの内容を優先する場合、基本となるのは次の3要素です。
- 内容/カテゴリー：ファイルの実質的な内容や種類
- プロジェクト名/クライアント名：何の仕事に関連するか
- 日付：作成日または最終更新日
例えば、「見積書_ブログ記事定期納品_20250331.docx」というように組み合わせることで、内容でソートしながらも時系列の情報も保持できます。
内容/カテゴリーの体系化
ファイル名の先頭に置く内容/カテゴリーは、自分の仕事の性質に合わせて体系化しましょう。
- 文書の種類：「企画書」「提案書」「契約書」「マニュアル」など
- 制作物の種類：「ロゴ」「バナー」「記事」「プレゼン」など
- 業務プロセス：「調査」「分析」「提案」「納品」など
これらを一貫して使用することで、同じ種類のファイルが自動的にグループ化されます。
使う言葉は、カナ・かな・漢字・英数字も含めて、いくつかに絞って固定化したほうが、絞りやすいですね。
該当しないものは「その他」でまとめるだけでよいかなと。
日付フォーマットの統一
日付は末尾に配置しますが、フォーマットは統一した「YYYYMMDD」形式（例：20250331）で記載しましょう。この形式には重要な利点があります：
- 国際的に通用する形式である
- スラッシュやドットを使わないため、システムエラーを防げる
- 同一内容でも時系列での識別が可能になる
効果的な接頭辞・接尾辞の活用
内容優先のファイル名では、接頭辞がより重要な役割を果たします。
業務内容に応じた接頭辞を一貫して使用しましょう。
- 請求書には「INV_」（Invoice）
- 見積書には「EST_」（Estimate）
- 企画書には「PLAN_」または「PROPOSAL_」
- 報告書には「REPORT_」
進行状況や版数は接尾辞として末尾に配置します。
- 下書きには末尾に「_draft」
- 最終版には「_final」
- レビュー済みには「_reviewed」
このようなパターンを一貫して使用することで、特定のタイプのファイルが自動的にグループ化され、視覚的にも整理されます。
英語が何となく読みにくいなら、漢字でいきましょう。
内容優先のバージョン管理テクニック
内容を優先するファイル名で、複数のバージョンを管理するには、
- 内容とプロジェクト名は変えず、バージョン情報と日付で区別する
- バージョン番号は「v1」「v2」のように末尾に明記する
- 重要な中間版はバージョン番号と日付を併記する（例：「プレゼン資料_ClientA_20250331_v2.pptx」）
- 最終版は「_final」と明記する
- クライアントからの修正依頼に応じたバージョンは「_rev1」「_rev2」（revision）と記載する
このアプローチにより、同じ種類のファイルが先にグループ化された上で、時系列やバージョンでの整理も可能になります。
内容別ファイル名の例
具体的に例を挙げた方が良さそうなので、挙げてみました。
参考になれば。
クリエイティブ系
制作物の種類を先頭に、次にクライアント名、そして日付と進行状況を組み込むと便利だと思います。
- WebBanner_ClientName_20250331_draft.psd
- WebBanner_ClientName_20250402_final.psd
- WebBanner_ClientName_20250402_final.png
画像形式のファイルは、用途やサイズを先頭に置くと整理しやすくなります。
- ProductPhoto_800x600_RGB_20250405.jpg
- Logo_ClientName_Primary_20250410.ai
テキストコンテンツ系
コンテンツタイプや記事タイトルを先頭に配置すると内容で分類しやすくなります。
- ファイル管理術_WebMagazine_20250401_draft1.docx
- ファイル管理術_WebMagazine_20250410_final.docx
- 納品用_ファイル管理術_WebMagazine_20250415.pdf
連載や定期的な仕事には、シリーズ名と通し番号を先頭に配置するとよいかもしれませんね。
- WeeklyColumn_vol28_20250331_draft.docx
- Interview_CEOシリーズ_vol5_20250405.docx
経理・事務系
請求書や経費精算などの書類は、文書種類を先頭に配置して書類タイプで整理すると、一目瞭然です。
- 請求書_ClientA_3月分_20250331.pdf
- 受領証_事務用品購入_20250405.pdf
- 契約書_ProjectB_signed_20250410.pdf
ファイル名ルール導入ステップ
どれだけのファイルが整理整頓の対象かは、個人によって異なります。
まず、整理整頓の対象となるファイルの把握からスタートすることから始まります。
あまりにも数が多い場合は、新規のファイルに新ルールを適用しつつ、空いた時間を見つけて既存のファイルに適用していくしかないですねぇ。
地道な作業っす。
小さく始めて習慣化する
まずは新規作成するファイルから新しいルールを適用し、徐々に広げていきましょう。
- 今日作成する新規ファイルから、決めたルールを適用する
- 週に1回、「最近よく使うファイル」の名前を新ルールに変更する
- 古いファイルは、必要になった時点でリネームする
作業に合わせたカスタマイズ
例えば、
- 締切日が重要なら、ファイル名の先頭に締切日を記載
- クライアント別に管理したいなら、クライアント名を最初に記載
- 特定のプロジェクトに集中しているなら、プロジェクトコードを先頭に
と、実情に合わせて変えていけばOK。
5分でできるファイル整理習慣
毎日の作業終了時に、その日に作成・更新したファイルの名前を確認する習慣をつけましょう。
たった5分の作業ですが、長期的に大きな効果をもたらします。
- 今日作成したファイルの命名ルールが守られているか確認
- 必要に応じてリネーム
- 適切なフォルダに格納
この習慣が身につけば、ファイル管理の問題は大幅に減少します。
まとめ
個人で仕事をする場合、一貫性のあるファイル管理は、その姿勢を示すものだと考えます。
大体、ファイルの管理と仕事ぶりって相関関係があると思っていて、書類整理が杜撰な人は、仕事も杜撰だったりします。
ともかく複雑なルールよりも、シンプルで持続可能な命名規則を守ることが何よりも重要です。
