【社内ミスの詫び方・例文付き】上司や同僚への謝罪メールの書き方・誠意が伝わる謝罪マナーと言葉選び

仕事のミスは誰にでも起こりうることですが、その後の対応が職場での信頼関係を大きく左右します。

社内でのミスであったとしても、上司や同僚に対する謝罪は慎重に行わなければなりません。

誠意を持って謝罪することでミスを挽回し、今後の仕事に対する信頼を築くことができます。

なかなか難しいですが、新入社員や若手社員に向けて、社内でのミスを円満に解決するための謝罪マナーと言葉選び、そして上司や同僚に配慮した謝罪メールの書き方について解説します。

仕事のミスを謝罪する基本的な心構え

仕事をしていると、どうしてもミスはでます。

大切なのは、その後の謝罪の仕方です。

誠実な謝罪ができるかどうかで、職場での信頼関係は大きく変わりますが、謝罪は単なる「謝る」行為ではなく、ミスを受け入れ、再発防止に努める姿勢を見せる大切な機会でもあります。

ミスを認め責任を取る

最も大事なのは、自分のミスを素直に認め、責任を取ることです。

小さなミスでも逃げずに認め、謝罪する姿勢を見せることで信頼を築けます。

例えば、誤った報告書を提出した場合、「確認不足でした」と正直に自分の過ちを認めましょう。

誠実な態度で謝る

謝罪の際、言葉だけでなく態度も重要です。

口先だけの言葉での謝罪は、表情や態度で何となくわかってしまうもの。

目を見て謝罪することで、真摯な気持ちが伝わります。

また、謝罪の際には、何を間違えたのかを簡潔に説明し、今後どう改善するかを伝えることも重要です。

謝罪は早めに行う

ミスが発覚したら、できるだけ早く謝罪することが大切です。

謝罪が遅れると問題がこじれがちになりますし、相手には無責任だとレッテルを貼られることもあります。

早い段階でリカバリーも示すことで、信頼を失わずに済みます。

言い訳をしない

謝罪をする際は、言い訳を避けましょう。

言い訳をすると、責任を取らない印象を与えかねません。

「忙しくて確認できなかった」という言い訳は最も逆効果です。

謝罪は、自分の過ちを認め、言い訳をせずに責任を取る姿勢を見せる意味を持つことも忘れないようにしましょう。

改善策を伝える

謝罪だけでなく、その後どう改善するかも大切です。

例えば、「確認作業を二重に行います」や「チェック体制を強化します」といった具体的な改善策を伝えることで、再発防止への真剣な態度を示すことができます。

 

上司に対する謝罪のポイント

上司への謝罪は、より慎重に行う必要があります。

上司はあなたの業務の進行を管理する立場にあるため、誠実さと敬意を示すことが特に重要です。

謝罪する際には、以下のポイントを押さえましょう。

誠実に謝る

上司には、素直にミスを認め、誠実に謝罪することが求められます。

自分が何を間違えたのかを簡潔に伝え、「申し訳ありませんでした」と真摯に謝罪しましょう。

言葉だけでなく、誠実な態度を示すことも大切です。

丁寧な言葉遣いを心がける

上司への謝罪では、丁寧な言葉遣いが必要です。

例えば、「ご迷惑をおかけしました」「申し訳ございませんでした」といった敬語を使い、失礼のないように気をつけましょう。

言葉遣いが謝罪の誠意を伝える重要な要素となります。

謝罪後の対応を考える

謝罪後は、再発防止策を伝えることも重要です。

上司に謝罪した後、同じミスを繰り返さないためにどのように改善するかを具体的に伝えることで、前向きな姿勢を示しましょう。

改善策をしっかり伝えることで、信頼を取り戻すことができます。

謝罪メールのポイント

上司への謝罪をメールで行わざるを得ない場合、簡潔で誠実な内容にまとめましょう。

件名は「〇〇についてのお詫びのご連絡」などと、何に対しての謝罪かを明確にし、本文には具体的なミスの内容、謝罪の言葉、改善策を記載します。

メールを送る際には、迅速に行動し、早めに謝罪をすることを心がけましょう。

同僚への謝罪のポイント

同僚への謝罪は、上司に対する謝罪と比べて少しカジュアルになりますが、それでも誠実さを欠かすことはできません。

カジュアルと言っても、そこには歴然とした礼儀やマナーは存在します。

同じチームの一員として、信頼関係を築くために適切な謝罪が求められます。

以下のポイントを押さえて謝罪しましょう。

自分のミスをしっかり認める

同僚に対しては、自分のミスを認めることが大切です。

「確認不足でした」「判断を誤りました」といった具体的な過ちをしっかり伝えましょう。

曖昧な謝罪では信頼を取り戻せません。

迅速に謝罪する

同僚への謝罪も、なるべく早く行うことが重要です。

謝罪が遅れると、相手に不快感を与えたり、問題が長引いてしまったりすることがあります。

できるだけ早く、真摯に謝罪しましょう。

無理に言い訳をしない

同僚に対しても言い訳を避けることが大切です。

「忙しかったから仕方なかった」という言い訳は、誠意が感じられません。

ミスはミスとして認め、反省の姿勢を見せましょう。

今後の対応を伝える

謝罪後には、同じミスを繰り返さないための対応策を伝えることが有効です。

「今後は確認を徹底します」など、改善策を共有することで、信頼が回復しやすくなります。

上司や同僚への謝罪メール例文

ここでは、他部署の上司宛というシチュエーションでの例文を挙げておきます。

件名: 【お詫び】○○の件について

〇〇部 部長(役職) 氏名様

◇◇部に所属しております、（あなたの名前）です。

先日は○○の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。確認が不十分であり、結果としてお手間を取らせてしまいましたこと、深く反省しております。

今後は確認作業を徹底し、再発防止に努めてまいります。何卒、よろしくお願いいたします。

引き続き、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

〇〇（あなたの名前）

他部署のスタッフや同部署の同僚においても、ほぼ同等の内容がベストですが、

• 申し訳ございません ⇒ 申し訳ありません、大変失礼しました
• ご指導のほど ⇒ なくてもよい

と変えても差支えはないと考えます。

まとめ

社内外でのコミュニケーションが重要といわれますが、実は、この謝罪が最も難しいとされています。

過去に起こったミスからの学びを経て、仕事のしくみは作り上げられますが、それでも起こります。

ヒューマンエラーであっても、システム上の不具合でも、損失の大小にかかわらず、流してはいけないのがミスと謝罪、検証、再発予防です。