【ムダ会議改善は意識改革】ムダな会議が多いと感じる理由をつらつらと挙げてみる

会社に勤務して思ったのは、めちゃくちゃ会議が多いものです。

誰もが一日一回、何らかの会議に出席しては、

• 活気がない
• 面倒くさい
• 結論が出ない

という3ナイ会議をたくさん経験しているのではないでしょうか。

どこかの飲食チェーンのように毎週、あるは毎月、全店長を対象にした体育会系的な気合の入りまくった報告会もあれば、淡々と進んでいく会議もありますが・・・。

やはり大半の会議は生産性が無いとの認識が強いと思います。

世界的にもホワイトカラーの生産性が低い国として知られている(秘密にしたい!)ことを脱却するためにも、あえて会議の欠点を独断と偏見を交えて挙げてみます。

会議あるある

日本の会社は何かと会議の予定を組むのが好きなのだという認識です。

中には会議を休憩時間と考えている人もいるような気もしますが、確かに昼休憩後の会議は眠いんですよね・・・。

そのような会議あるあるを挙げてみると、

• 発表が読経に聞こえる
• 結論ありきの内容ばかり
• 発言者が偏る
• 声の大きさで決まる議題がある
• なぜか不機嫌な上司がいる
• パワポが不調
• 資料に落ち度がある(落丁や重複など)
• 予定時間間際になると活気づく
• 若手は座っているだけ
• 長い

など、キリがありません。

ムダ会議にならないための改善提案

なぜ会議がムダだと思われるのかについては、前述したように、原因と思われることがたくさん挙げられます。

会議への意識改革が無い限り、おそらく従来の会議への印象も生産性も変わり映えはしません。

現状の会議の欠点

現状の会議は、報連相の中でも「報告」「連絡」がメインになっていることが多いのではないでしょうか。

会議じゃなくてもできることを、あえて会議という場で行うことほど無意味なことはありません。
つまり一同に集まる理由があるかどうかを、客観的に考えることが重要です。

決定したことを述べるのならば、メール、ミィーティングツールなどでも十分です。

改善のカギは相談と意思決定

会議における生産性の向上などで重要なのは「相談」と「意思決定」です。

ここで注意したいのは、企画を発表することに対してのダメ出しのような内容は「相談」に相当しないと定義します。

あくまでも相談は、意思決定のための前段階という認識で取り組み、可否の判断は必ず会議の時間内に決定することで、スピードアップも図れます。

否決された議案については、その場で廃案とするのではなく、後日チャンスを与えるべきでしょう。

ムダ会議撤廃には変わりダネも必要

歴史ある会社は伝統や慣習を重んじすぎる傾向があるので、多分、ムダ会議は余程の荒療治をトップダウンで実行しなければ変化は期待できません。

口うるさい重鎮がドカッと居座っている会社も同様です。

トップや管理職がスマートな頭脳を持っているならば、いろんなアイデアを打ち出すことでしょう。

よくあるスタンディングの会議は一定の効果を挙げているようです。
ミィーティングツールによるオンライン会議もダラダラと時間だけが過ぎることは減る可能性もあります。

まとめ

ムダな会議が多いと感じる理由をつらつらと挙げてみたり、改善提案などを私見ではありますが、書いてみました。

会議の目的を「報告」と「連絡」ではなく「相談」と「意思決定」の場とすれば、いくらか生産性とスピードの向上が見込めるのではないかと考えます。

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