請求書電子化でエクセルひな形も不要に?取引先への案内文や2023年の意味とは

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毎日毎日、ダイレクトメールが届きます。
広告が多いですけど、役所や企業からの請求書や通知関係などは、もうちょっとペーパーレスや電子化が進んでも良いはずなんですけどね。

ますます日本はデジタル化やDXの分野で、先進国の中でも後進国となっていく予感がします。
これが本当の「デジタル禍」・・・。
なんちゃって。

個人情報の記載のある紙文書をシュレッダーするのも面倒です。

そこで今回は請求書の電子化について、ちょっとだけ情報共有したいと思います。

請求書の電子化とは

紙ベースで発行していた請求書を電子化、例えば、Web上での表示やメールへの添付に置き換える取り組みです。

これまでは請求書を印刷して封筒に入れ、切手を貼ったりして郵送していました。
事務員さんの作業量もハンパないと思います。

この作業が無くなれば事務員さんも楽になりますし、他の仕事へリソースを注ぐことも可能です。

電子化が進むとエクセルで請求書のひな形を利用して自動発行するようなことも無くなっていくでしょう。

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請求書の電子化は2023年がキーポイント

日経新聞(2020/7/29)によると、

企業間でやりとりする請求書の完全なデジタル化に向け、データ仕様を統一する取り組みが始まる。
政府とソフトウエア企業など約50社が近く協議を開始し、2023年までに導入をめざす。
会計や税に関する作業を効率化し生産性を高める。

ということですが、2年後で間に合うのか少しだけ心配です。

できれば請求書だけに留まらず、病院や薬局で渡される処方箋や領収書なども順次統一してくれるとありがたいんですけどね。

ともかく一歩ずつ進めてほしいものです。

請求書の電子化導入における案内文

WEB請求書に切り替えている企業もチラホラでてきてます。
やはり便利ですよ。

メールで請求書発行のアラートが届きますから、気になったらチェックするだけですからね。
さらに過去の請求書もストックされてますから、いつでも見返すことができます。

これからWEB請求書を導入する企業にとっては、顧客や取引先へ切り替えの案内をすることになますが、その案内文のポイントを伝えたいと思います。

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請求書電子化の案内文作成のポイント

顧客や取引先に請求書電子化への切り替えをお知らせする案内文作成のポイントは、

  • 利用開始日
  • サービス概要
  • 注意事項
  • 問い合わせ先

は必須です。

サービス概要は、請求書電子化のメリットを簡単に伝えます。
注意事項で最も大事なのは、紙で発行していた請求書の郵送を廃止するという意思表示です。
目立つ色やフォントで装飾しましょう。

電子化された請求書に慣れない層が一定数存在するため、問い合わせやフォローは欠かせません。

まとめ

請求書電子化でエクセルひな形も不要になるでしょうね。

発行側と受取側のそれぞれにメリットがあるので、もっと大きく企業に導入してほしいものです。

領収書もどうにかならないかな。

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