仕事の効率を上げる最も良い方法について仕事をする時間帯やモチベーションは関係ない?

バリバリと仕事をこなしたい!もっと効率良く仕事をしたい!そんな方のために最も効率の良い仕事方法をお伝えします。仕事をするうえで適切な時間帯や、モチベーションとの関係についても解説します。

仕事の効率を上げる方法

やることがたくさんあって、仕事の効率をあげたい!毎日が忙しくて、そう思っている方も多いかと思います。

「仕事はできる人のところに集まる」とも言われているので、そんな悩みを抱えるあなたは、きっと仕事がデキる人なのでしょう。

そんな忙しい方のために、仕事の効率を上げる方法をご紹介します。

  • 仕事の全体像を把握し目標をおさえる
  • 優先順位を決め(無駄な作業を省く)、スケジュールを立てる
  • 仕事を一人で抱え込まず、人に振れる仕事はどんどん振る
  • 時間を決めて作業する
  • ツールの有効活用
  • やる気が出なくても、とりあえず始める
  • 仕事終わりはデスクまわりを整頓し、明日やることを軽くシミュレーションしておく

あなたが仕事を進めるとき、これらの項目を頭に入れておくと、仕事の効率化が図れると思います。

参考にしてみてください。

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いちばん効率が良い方法とは

とはいえ、何もかも完ぺきに考えた通りに進めるのは、なかなか難しいもの。

では、中でも一番優先して、取り入れるべき効率の良い方法とは何なのでしょうか。

それは、To Doリスト(やることリスト)を作ることです。

To Doリストはその日の優先順位の高い順に、3~5つリストアップします。

各リストの横には、作業の目安とする予定作業時間も記しておきます。

予定作業時間の合計が1日の仕事時間を大幅に超えるとしたら、このプランは実行不可能ですので、その点も考えてリストは作ってください。

終わったタスクは、左側にチェックを付け、次の仕事に取り掛かります。

会議など、自分1人の予定だけで進められないものがリストにある場合は、次のタスクに着手します。リスケとなった場合も同様です。

「緊急で大事な仕事」「緊急ではないが大事な仕事」の2つに集中し、誰がやっても同じ結果となる仕事(雑務)は、なるべく手の空いている人に振りましょう。

当初予定していた時間通りに進まなかった場合(よくあることです)、残業でカバーできるかを考え、カバーできるならその日のうちに終わらせます(明日の仕事に響かない程度に)。

それでもクリアできない場合は、翌日のタスクと合わせ、再度優先順位を考慮したうえで、翌日のTo Doリストに加えてください。

翌日のTo Doリストは、帰り際に作成してから帰ります。

当日緊急で重要な仕事が入った場合は、To Doリストのどの位置に入るかを検討し(優先順位が一番下のものをリストから外す)、時間とタスクの管理をします。

この方法だと、優先順位の高いものから片付いていきますので、精神的負担が減り心の余裕も生まれるため、より効率よく仕事を進めることができます。

朝型or夜型、仕事効率の良い時間帯とは

仕事は朝型と夜型とどちらが効率が良いか、また、効率の良い時間帯はあるのかという話は、よくあがる話題のひとつです。

仕事の効率が上がる時間帯を調査した結果、6割以上の人が午前中が効率が良いと答えたそうです。

科学的に考えても、脳が疲れていない午前中の方が効率が上がるというのは、なんとなくうなずけるのではないでしょうか。

しかし、それ以前に、睡眠がきちんととれていないと、脳のパフォーマンスは上がりません。

睡眠は6時間以下だと、急にパフォーマンスが低下するそうなので、最低6時間の睡眠は確保するようにしてください。

6時間の睡眠が確保できないほど仕事が忙しいという場合は、完全にオーバーワークです。抱える仕事の量をもっと減らす必要があります。

結局、仕事の効率を考えるうえでは、仕事を行う時間帯を気にするよりも、睡眠とTo Doリストの活用の方を優先する方が、明らかに効率アップが図れるでしょう。

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仕事始めのモチベーションについて

よく仕事(勉強なども)を始める際に、なかなかモチベーション(やる気)が上がらず、始められないという人がいます。

今日はモチベーションが上がらないまま1日が過ぎ、大した仕事ができなかった…、なんて言う人も。

しかし、実はモチベーションは仕事を始める前に、必ずしも上げる必要はないのです。

モチベーションは、仕事をやっていると徐々に勝手に出てくるもので、コントロールするものではありません。

むしろ無理やり上げたモチベーションは、急激に下降し長続きしませんので、モチベーションを上げようとする行為自体が無駄と言えます。

なのでコツとしては、とりあえずやる気は気にせず、やれそうな仕事から始めることが最大のポイントなります。

そのうちにふつふつとモチベーションが湧いてきて(勝手に)、ゾーン(集中状態)に入れれば占めたもの。どんどん仕事は勝手に捗ります。

午後も続けて仕事に集中したい場合は、あえてキリの良いところまで終わらせず、途中で昼食に行くことをおすすめします。

何故なら、人は途中になっていることは気になるもので、昼休み後にすぐに着手したくなるからです。

こうした人間の特性を知っていると、自分というツールを上手く使いこなせるようになります。

ひょっとして社内でデキると言われている人も、能力的に優れているのではなく、こういったコツを知っていて、自分を上手にコントロールしているのかもしれませんよ。

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