新入社員は電話に出るべきか否か?賛否両論あるなかで会社側と新人側の言い分を分析してみる
新入社員が電話に出るべきか否か、意外と議論の的となるネタです。
電話対応はビジネスにおいて重要なスキルの一つですが、新入社員にとっては緊張する作業でもあります。
また上手く対応できない場合は、逆に相手側に時間を取らせる原因にもなりかねません。
電話なんか要らないという論も含めて、新入社員が電話に出るべきか否か、そのメリットとデメリットを含めて独自に分析してみたいと思います。
もくじ
双方の言い分
まずは双方の言い分を書いてみます。
まず新入社員にとって、電話対応は当面の重要な仕事のひとつです。
ところが取引先も知らない、その担当者も知らない、ましてや社内の同僚となる先輩社員、上司の名前すら記憶が曖昧な時期と言えます。
そのような状況にあっては、上手く取次ができない社員も出てきます。
いくらフォローしたとしても、電話片手にメモができない人もいるわけです。
これは慣れとかの問題ではなく、歯磨きしながらテーブルを拭くという技能を、先天的にできる人とできない人がいるのと同じ認識を持たなければなりません。
つまり、この時点で同じように指導することは、企業側に適性を見抜ける力量が欠けていることになります。
企業側としては、いずれは報連相の一環として電話の取次が必要だと考えるとは思いますが、あくまでもそれはほんの一部に過ぎません。
しかしながら取引先や顧客が相手なわけですから、経験の浅い新人に半強制させるのは、いかがなものかと考えます。
いい加減、電話でのやり取りは時間泥棒であることを知る必要があるのでは?
もちろん緊急時などは例外ですが、言った言わないのくだらない揉め事になるほど、バカなことはありません。
新入社員が電話に出るメリット
まずメリツトとしては、
- 電話対応のスキルを身につけることができる
- 顧客や取引先とコミュニケーションをとることができる
- 先輩社員の仕事を知ることができる
の3つが挙げられます。
前述しましたが、電話対応はビジネスにおいて重要なスキルの一つです。
電話対応がうまくできれば、顧客や取引先からの信頼を得ることができ、ビジネスの成功につながります。
また、電話対応を通して、顧客や取引先とコミュニケーションをとることで、その繋がりはより強固になっていくことも否定できません。
電話対応を通して、コミュニケーション能力を身につけることができますし、先輩社員の仕事の一部を垣間見ることができます。
ちょっとした情報が線となって繋がると、仕事の全体像を理解することができます。
新入社員が電話に出るデメリット
ではデメリットとしては、どのようなことがあるでしょうか。
- 緊張して対応ができない
- ミスをしてしまう可能性がある
- 他の業務に支障をきたす可能性がある
これも前述しましたが、新入社員にとって電話対応は緊張する作業です。
特に、初めて電話に出る場合や、慣れていない相手と電話で話す場合は、緊張するものです。
今の時代、新入社員のほとんどは家庭での固定電話対応の経験が少ないため、
話し方すら知らないという致命的な欠点があります。
言葉遣い、電話対応のいろはを知らないわけですから、ミスをしてしまう可能性は十分に考えられます。
ミスをしてしまうと、顧客や取引先に迷惑をかけてしまうことはもちろん、自信を無くして前に進めないことも考慮しなければなりません。
精神論で乗り切らせるのではなく、簡単なスクリプトでも用意しておけば、かなり違いはあるはずです。
自身の経験
マジで嫌でした(汗)
何もかもわからない状態で、電話の対応なんて、それだけで体力が削られる思いでした。
しかもフロア内での転送という操作も覚えられず、それだけで手間取ることも多かったことを覚えています。
電話嫌いがさらに加速してのは言うまでもありません。
また、電話好きは自分には鬱陶しいということも気付けて、それはそれで良かったですwww
電話楽しい?
いらんのやけど。
まとめ
「新入社員は電話に出るべきか否か?賛否両論あるなかで会社側と新人側の言い分を分析してみる」というテーマで、電話対応について書きました。
新入社員が電話に出るべきかどうかは、企業の方針次第ではありますが、新入社員の性格によって振り分けるべきです。
しかし一般的に電話対応のスキルは、ビジネスにおいて大きなメリットももたらします。
ゆえに、電話対応の基礎トレーニングぐらいは受けた方がよいのかなと感じます。
